Görev yöneticin neden işe yaramıyor (ve onun yerine ne yapmalı)

Yapılacaklar uygulamanda 47 görev var. Bunların 12'sini bugün ekledin. 3'ünü tamamladın. Yarın 8 tane daha ekleyecek, 2'sini tamamlayacaksın. Liste büyüyor. Suçluluk birikiyor. Sonunda yapılacaklar listesi iflasını ilan ediyor, yeni bir uygulamaya geçiyor ve döngüyü tekrarlıyorsun.

Piyasadaki her görev yöneticisinin temel sorunu bu. Ne yapman gerektiğini kaydetmekte çok iyiler, o işi gerçekten yapmana yardım etmekte çoğunlukla işe yaramazlar.

Kaydetme tuzağı

Üretkenlik sektörü yirmi yılı kaydetmeyi iyileştirmeye harcadı. Hızlı ekleme düğmeleri. Sesle giriş. E-postadan göreve. Tarayıcı eklentileri. Her şeyle entegrasyon. Örtük varsayım şu: görevler sisteme yeterince hızlı girebiliyorsa, aynı hızla çıkarlar da.

Çıkmıyorlar. Kuyruk büyüyor çünkü darboğaz kaydetmek değil. Darboğaz yapmak. Ne yapman gerektiğini bilmekle onu gerçekten yapmak arasındaki boşluk bir düğme daha eklenerek kapanmıyor. Senin listen bozuk değil. Bozuk olan, onun üstünde oturan teslim katmanı.

David Allen'ın Getting Things Done kitabı bu kaydetme takıntısı için sık sık suçlanıyor ama bu bir yanlış okuma. GTD'nin beş aşaması var: yakala, netleştir, düzenle, gözden geçir, uygula. Yakalamak beşte bir. İş, son dördünde. Olan şu: yazılımı ilk aşama için yapmak diğerlerinden kolay, bu yüzden "her şeyi kaydet" sunumun tamamı hâline geldi ve gerisi sessizce düştü.

Psikolog Bluma Zeigarnik sorunun kökünü şurada gösterdi: bitmemiş görevler üzerine 1927 tarihli makalesi. Tamamlanmamış görevler, çalışma belleğinde tamamlanmışlardan daha yüksek sesle oturuyor. Bir görevi iyi tasarlanmış bir kaydetme sistemine koyduğunda zihindeki gürültü anında düşüyor. Onu üzerinden atmış oluyorsun. Yapıp yapmayacağın ayrı bir soru ve çoğu uygulama bunu cevaplamaya çalışmıyor.

Sabit saatli hatırlatıcılar neden çuvallıyor

Üç aylık raporu gözden geçirmek için 09.00'a hatırlatıcı kuruyorsun. 09.00'da toplantıdasın. Bildirim kaydırılıp atılıyor. Toplantı bittiğinde hatırlatıcı 14 başka bildirimin altına gömülmüş oluyor ve rapor, var olduğunu sonunda hatırladığın 16.00'da hâlâ okunmamış.

Sabit saatli hatırlatıcılar, kurduğun anda ne zaman müsait ve istekli olacağını bildiğini varsayıyor. Neredeyse hiç bilmiyorsun. Takvimin, gününün kaba bir yaklaşığı. 11.00'deki görüşmeden sonra tükendiğini, 10.30'a kadar odaklanamadığını, "hızlı gözden geçirme" diye etiketlediğin işin aslında 45 dakikalık berrak bir dikkat istediğini bilmiyor.

Yirmi yıldır UC Irvine'de kesintiyi inceleyen Gloria Mark, tek bir bildirimin ardından göreve tam olarak dönmenin 23 dakikalık bir toparlanma süresi gerektirebildiğini gösterdi. Şunun özü de bu: zamanlama motivasyondan daha önemli. 2008 tarihli SIGCHI makalesi kesintiye uğrayan iş konusunda buradaki en çok atıf alan kaynak ve sayılar tekrar çalışmalarında da tuttu. Bir hatırlatıcı yanlış bağlamda geldiğinde bedel yalnızca onu yok saymak değil. Kesinti vergisini yine ödüyorsun ama faydasını görmüyorsun.

Bildirimler de tarafsız değil. Birikiyorlar. Aynı görev hakkında kötü zamanlanmış üç hatırlatıcı ve o görevden korkmaya başlıyorsun. Uygulama, beyninin görmezden gelmeyi öğrendiği şeye dönüşüyor; sonunda altındaki görev de görünmez oluyor.

Bu özellikle DEHB'li beyinler için ağır. DEHB'in tanımlayıcı özelliklerinden biri olan zaman körlüğü, "09.00"ı nörotipik insanların anlamakta zorlandığı bir biçimde soyutlaştırıyor. Salı günü cuma 09.00 için kurulan bir hatırlatıcı, DEHB'i olan biri için henüz var olmayan bir zamana kuruluyor; bu yüzden hatırlatıcının gelişi çoğu zaman durup dururken olmuş gibi hissettiriyor. Bu da çözülebilir bir problem, ama aynı hatırlatıcıyı daha şık bir arayüzle yapmak çözmüyor.

Asıl ürün teslim

Nudge'ın üzerine kurulduğu değişim küçük ve romantik değil: zor kısım hatırlatıcı değil. Zor kısım teslim.

İyi bir hatırlatıcının, sabit saatli sürümün görmezden geldiği üç değişkeni var.

Bağlam. Toplantıda mısın? Takvimin 15.00'e kadar dolu mu? Görüşmenin ortasına düşen bir hatırlatıcı ölü bir hatırlatıcıdır. Nudge takvimine bakıyor, böylece bir boşluğun içine dalmak yerine boşluğu bekleyebiliyor.

Müsaitlik. Geçmiş davranışın, bu saatte uyarılara gerçekten uyduğunu mu yoksa onları kaydırıp attığını mı söylüyor? Her insanın günde, harekete geçme ihtimalinin yüksek olduğu bir avuç penceresi ve ihtimalin sıfıra yakın olduğu daha çok sayıda penceresi var. Fark küçük değil. Çoğu insanda ilk üç pencere günlük eylemin çoğunu taşıyor.

Niyet uyumu. Şu anki enerji seviyesi ya da günün saati, bu görevin ihtiyacına uyuyor mu? "Elektrik faturasını öde" ile "o zor e-postayı yaz" aynı tür hatırlatıcı değil. Biri 90 saniye ve sabit bir el istiyor. Diğeri berrak 30 dakikalık bir pencere ve sakin bir kafa istiyor.

Bunları zaten örtük olarak biliyorsun. 9.30 ile 11.30 arasında keskin olduğunu biliyorsun. 16.00'dan sonra işe yaramadığını biliyorsun. Market listesinin sadece eve dönerken önemli olduğunu biliyorsun. Soru şu: hatırlatıcı uygulaman biliyor mu?

Nudge'ın zamanlayıcısı, son etkinliğinin güncel bir resmini tutuyor. Bir görevi tamamladığında, bir dürtmeyi kapattığında ya da yok saydığında, o sinyal gününe dair modeli güncelliyor. Bir dürtmenin bir dahaki sefere düşmesi gerektiğinde, görevi yazan kişinin salı sabahı kulağa hoş geldiğini düşündüğü ana değil, senin kendi davranışının harekete geçebileceğini söylediği ana düşüyor.

Adım adım bir örnek

Diyelim ki çarşamba öğleden sonra "Babamı ara" diye bir görev ekledin. Normal bir hatırlatıcı uygulaması sana ne zaman diye soruyor. 18.00 diye tahmin ediyorsun. 18.00'de trafiktesin. Bildirim ölüyor. Cumartesi annen arayıp babanın sana ulaşmaya çalıştığını söylüyor.

Nudge sana kabaca ne zaman ve ne kadar önemli diye soruyor. "Bu hafta, orta" diyorsun. Sonra haftanı izliyor. Hafta içi 20.30'da, özellikle salı ve perşembe günleri kişisel bildirimlere cevap verme eğiliminde olduğunu fark ediyor. Cumartesi sabahının sakin olduğunu fark ediyor. Bu pencerelerden ilkinin açılmasını bekliyor, takvimine bakıyor ve tek bir yumuşak dürtme gönderiyor.

İlk dürtmeye göre hareket etmezsen sesini yükseltmiyor. Üç kez daha titremiyor. Bekliyor, ilkinin ıskaladığını görüyor ve bir sonraki aday pencereyi deniyor. Aramayı sonunda yaptığında bütün konu susuyor. Babanı arıyorsun. Liste kısalıyor. Telefonun seni buna suçluluk duygusuyla itmedi.

Bunun bozulduğu yer

Bu modelin çözmediği birkaç şey.

Disiplinin yoksa disiplin dayatmıyor. Nudge bir teslim sistemi, motivasyon kaynağı değil. Görevi gerçekten yapmak istemiyorsan, dünyadaki hiçbir zamanlama seni kandırıp yaptıramaz. O ayrı bir problem ve bunun için davranış değişimi üzerine iyi kitaplar var.

Dışarıdan gelen sıkı son tarihi olan görevlere aynı şekilde yardım etmiyor. 17.00'deki bir vergi beyanı ya da 10.00'daki bir toplantı için saat zaten senin seçimin değildi. Nudge bunları farklı ele alıyor. Son tarihe uyuyor ama uyarı anını yine de tampon pencerenin içinden seçiyor; Slack'te bir cümlenin ortasındayken son beş dakika kala seni bombalamıyor.

Ve gerçekten faydalı olması birkaç hafta kullanım gerektiriyor. Modelin, örüntülerini tanıyacak kadar davranışa ihtiyacı var. İlk hafta çoğunlukla daha güzel görünen bir hatırlatıcı uygulaması. Onuncu gün civarında zamanlama senin ritmine uymaya başlıyor. Bu ısınma süresi gerçek bir maliyet ve henüz çözmüş değiliz.

Değişim

Zihnindeki model önemli. Yapılacaklar listesi bir yükümlülük defteri. Dürtme ise doğru anda gelen yumuşak bir uyarı. Biri baskı yaratıyor. Diğeri ivme.

Görev yöneticin, başarısızlıklarını tek tek hesaplayan hayal kırıklığına uğramış bir muhasebeci gibi hissettirdiğinde onu açmayı bırakıyorsun. Anı seçmiş düşünceli bir arkadaş gibi hissettirdiğinde işleri bitirmeye başlıyorsun.

Nudge, listenin en başından beri kapatması beklenen boşluğu kapatarak listeyi daha az gerekli kılmaya çalışıyor.

Nudge unutmana izin vermeyen bir hatırlatıcı uygulaması. Hatırlatıcılara gerçekte ne zaman uyduğunu öğreniyor ve onları o anda gönderiyor. iPhone'da ve web'de ücretsiz.