Aylar sonraki çoğu şey için o güne kurulan tek bir hatırlatıcı çok geç kalır. Hatırlatıcıları nasıl aralıklı kuracağın, hazırlığı tarihli görevlere nasıl çevireceğin ve tarihi nasıl gözünün önünde tutacağın.
Haftalar ya da aylar sonraki bir şeyi hatırlamak için tek bir hatırlatıcı yerine birkaç tane kur ve tarih yaklaştıkça aralarını sıklaştır: örneğin iki ay, bir ay, bir hafta ve bir gün önce. Sonra hazırlığın her parçasına kendi tarihi olan ayrı bir görev ver. O güne kurulan tek bir hatırlatıcı genelde çok geç gelir, çünkü işin çoğunun o günden önce yapılması gerekir.
Martta başka bir şehirde yapılacak bir arkadaşının düğününü, kaydolduğun bir konferansı, sekiz hafta sonra ödenecek bir kaporayı, bir sınavı ya da belirli bir sabah satışa çıkan biletleri düşün. Hepsinden çok önceden haberin var. Sorun aradaki uzun süre; o sürede hiçbir şey onları gündeme getirmiyor. Tekrar aklına geldiğinde ucuz uçuşlar bitmiş ya da son tarih dün geçmiş oluyor.
Bir hatırlatıcı, kurduğun saatte bir kez çalar. O anda harekete geçemiyorsan, çünkü araba kullanıyorsun, iştesin ya da başka bir şeyin ortasındasın, onu kapatırsın ve gider. Bugün yapılacak bir görev için bu can sıkıcı. Aylar sonraki bir şey için daha kötü, çünkü tam o güne kurulmuş tek bir hatırlatıcı sana düğünü düğün sabahı haber verir.
Uzaktaki şeyler, tarihten önce yapılacak adımlar da gerektirir: yolculuk rezervasyonu, izin istemek, hediye almak, kapora ödemek, ders çalışmak. Bunların her birinin kendi son tarihi vardır ve ana tarih hâlâ uzak geldiği için her biri kolayca unutulur.
Bu süreleri en uzun hazırlık adımına göre seç, sonra tarihe yakın birkaç tane daha ekle. Başka bir şehirdeki bir düğün için bu şöyle olabilir:
Çoğu takvim uygulaması bunun bir kısmını etkinliğin kendisinde yapmana izin verir. Google Calendar'da bir etkinliğe birden fazla bildirim ekleyebilirsin, her birinin ne kadar önce geleceği ayrı ayarlanır. Apple Anımsatıcılar'da her hatırlatıcının bir tarihi ve saati, artı isteğe bağlı bir erken hatırlatması olur, bu yüzden bundan fazla süre için her adımı ayrı bir hatırlatıcı yaparsın. Bir sonraki bölümün anlattığı gibi, zaten daha iyi yaklaşım da bu.
"Düğün" yapabileceğin bir şey değil. "Leeds'e tren bileti al" ise öyle. Getting Things Done yönteminde bunun adı sonraki eylem: bir şeyi ilerleten bir sonraki fiziksel adım.
Tarihten geriye doğru çalış. Her adımı yaz, ona sana yeterli zaman bırakan bir tarih ver ve diğer görevlerinle aynı yere koy. Artık uzaktaki etkinlik, ancak geldiğinde fark ettiğin tek büyük bir tarih olmak yerine, öncesindeki haftalara yayılmış küçük, yapılabilir görevler olarak karşına çıkar.
Hatırlatıcılar aklına gelen adımları kapsar. Haftalık bir ileriye bakış, aklına gelmeyenleri yakalar. Pazar akşamı gibi sabit bir zaman seç ve on dakika ayırıp takviminin ve görev listenin önümüzdeki dört ila sekiz haftasına göz at. Yaklaşan her tarihin, gelmeden önce senden ne beklediğini sor ve eksik olanları ekle.
Bu, Getting Things Done'daki haftalık gözden geçirmenin daha hafif bir sürümü. Buradaki amacı basit: haftada bir kez her uzak tarihe yeniden bakılır, böylece hiçbiri iki ay boyunca el sürülmeden kalmaz.
Nudge bizim uygulamamız ve bu bizim blogumuz. Nudge bir hatırlatıcı uygulaması: iş bitene kadar seni yoklamaya devam ediyor. Tam olarak bu sorun için yapıldı: kabul ettiğin ya da kaydolduğun, zamanı gelmeden aklından çıkıp giden şeyler.
Nudge'a tarihi ve istediğin hatırlatıcıları gündelik sözcüklerle, yazarak ya da söyleyerek anlatırsın: "düğün 14 Mart'ta, yolculuk rezervasyonu için 10 Ocak'ta, hediyeyi almak için bir ay önce, bavulumu hazırlamak için de bir gün önce hatırlat." Nudge istediğin her hatırlatıcıyı, verdiğin saatlerde kurar. İhtiyacın olduğu kadar isteyebilirsin.
Hazırlık adımları en iyi, son tarihi olan ayrı görevler olarak işe yarar; örneğin "10 Ocak'a kadar yolculuk rezervasyonunu yap". Son tarihi olan bir görev için Nudge, tarih yaklaştıkça kendiliğinden de hatırlatır ve tarih yaklaştıkça daha sık hatırlatır. Varsayılan Düzenli ayarıyla bu dört güne kadar çıkar: yaklaşık 6 gün önce, 3 gün önce, bir gün önce ve o gün; sessiz saatlerine ve diğer hatırlatıcılarına göre yerleştirilir. Görevi Israrlı olarak ayarlarsan 14 gün önceden başlar. Bu son dönemden önce ve etkinlik gününün kendisi için Nudge, senin istediğin zamanlarda hatırlatır; yukarıdaki süreleri kurmaya değmesinin nedeni de bu.
Tarih bir son tarihse, örneğin bir kapora ya da bir form, ve görev bitti olarak işaretlenmeden geçerse, Nudge onu bırakmak yerine tekrar yoklamaya devam eder. Ücretsiz planda bu, ertesi gün, 3. gün ve 7. gün olur. Pro'da takip mesajlarını Nudge kendisi 14 güne kadar planlar. iOS 26 veya sonrası yüklü bir iPhone'da en önemli hatırlatıcıyı, telefon sessizdeyken bile çalan gerçek bir alarm yapabilirsin.
Pro'da sohbette bir biletin ya da davetiyenin fotoğrafını da çekebilirsin. Nudge onu okur, bulduklarını bir kontrol listesi olarak gösterir ve hangilerinin görev olacağını sen seçersin. Görevler, hatırlatıcılar, takip mesajları ve alarmlar Ücretsiz planda var.
Nudge takvimini okur, alışkanlıklarını öğrenir ve her hatırlatmayı işine yarayacak bir ana kadar bekletir.